Brakuje wiadomości
Część poczty jest tylko na jednym komputerze, stare skrzynki nie są synchronizowane albo forwardy tworzą pętle.
Migracja poczty firmowej
Skrzynki i wiadomości przeniesione tak, żeby firma mogła dalej pracować.
Najpierw odtwarzamy adresy i kopiujemy pocztę. Dopiero potem zmieniamy rekordy MX. Sprawdzamy wysyłkę, odbiór i zabezpieczenia domeny.
01 / Dlaczego kolejność ma znaczenie
W migracji poczty kolejność jest ważniejsza niż szybkość.
Najczęstszy błąd to zmiana rekordów MX zanim na nowym serwerze istnieją wszystkie skrzynki i aliasy. Wtedy część wiadomości wraca do nadawcy albo trafia w miejsce, którego nikt nie sprawdza. Bezpieczny proces działa odwrotnie: najpierw nowe skrzynki, potem synchronizacja, testy, a na końcu DNS.
W czasie propagacji wiadomości mogą trafiać jeszcze na stary lub już na nowy serwer. Dlatego oba środowiska pozostają aktywne, a synchronizację można wykonać ponownie po przełączeniu. Użytkownicy dostają jasną instrukcję konfiguracji, zamiast przypadkowych ustawień wysłanych na czacie.
02 / Sygnały ostrzegawcze
Co zwykle wymaga uporządkowania?
Wiadomości trafiają do spamu
Domena nie ma poprawnego SPF, DKIM lub DMARC, albo kilka usług wysyła pocztę bez wspólnej konfiguracji.
Nie wiadomo, ile jest adresów
Skrzynki, aliasy, grupy i przekierowania powstawały latami, ale nikt nie ma aktualnej listy.
Operator lub pakiet jest za drogi
Firma płaci za nieużywane konta albo oferta nie pasuje do liczby skrzynek i potrzeb zespołu.
03 / Zakres
Co obejmuje usługa.
Dokładny zakres zależy od obecnego setupu. Te elementy sprawdzamy i wyceniamy przed rozpoczęciem prac.
- 01inwentaryzacja skrzynek, aliasów, grup i przekierowań
- 02sprawdzenie, gdzie faktycznie znajdują się wiadomości
- 03utworzenie adresów na nowym serwerze przed przełączeniem
- 04kopiowanie wiadomości przez IMAP lub uzgodniony eksport
- 05konfiguracja rekordów MX, SPF, DKIM i DMARC
- 06testy wysyłki i odbioru do różnych operatorów
- 07instrukcja konfiguracji dla komputerów i telefonów
- 08końcowa synchronizacja i bezpieczne wyłączenie starej usługi
04 / Proces
Od przeglądu do uporządkowanego setupu.
- 01
Spisujemy cały obieg poczty
Skrzynki, aliasy, forwardy, urządzenia, systemy fakturujące, formularze i inne źródła wysyłki.
- 02
Tworzymy nowe środowisko
Każdy potrzebny adres istnieje zanim jakakolwiek wiadomość zacznie trafiać na nowy serwer.
- 03
Kopiujemy wiadomości
Przenosimy foldery i historię poczty bez usuwania danych ze starego miejsca.
- 04
Zmieniamy DNS
Po testach przełączamy MX i zabezpieczenia domeny, pozostawiając oba serwery aktywne.
- 05
Synchronizujemy i domykamy
Dociągamy wiadomości z czasu propagacji, konfigurujemy urządzenia i dopiero potem wyłączamy starą usługę.
05 / Bezpieczniki
Nie obiecujemy, że nic nigdy nie pójdzie nie tak. Przygotowujemy się na to.
Dwa serwery
Stare i nowe skrzynki działają równolegle podczas propagacji.
Druga synchronizacja
Dociągamy wiadomości, które dotarły już po pierwszej kopii.
DNS
MX, SPF, DKIM i DMARC są testowane jako jeden zestaw.
Instrukcja
Każdy użytkownik wie, co zmienić na swoich urządzeniach.
06 / Pytania
Najczęściej pytają nas o to.
01Czy podczas migracji stracimy dostęp do poczty?
Celem planu jest zachowanie ciągłości. Nowe skrzynki powstają przed zmianą MX, a stary serwer pozostaje aktywny podczas propagacji. Sposób pracy użytkowników ustalamy przed przełączeniem.
02Czy da się przenieść wszystkie stare wiadomości i foldery?
Zwykle tak, jeżeli mamy dostęp przez IMAP lub do eksportu skrzynki. Przed wyceną sprawdzamy rozmiar, liczbę folderów i limity obu usług.
03Co z pocztą na telefonach i komputerach?
Po zmianie użytkownicy dostają krótką instrukcję. Jeżeli zmienia się tylko serwer, czasem wystarczy podmiana ustawień; przy zmianie usługi może być potrzebne dodanie konta ponownie.
04Czy poprawicie też dostarczalność?
Konfigurujemy techniczne podstawy: SPF, DKIM i DMARC oraz sprawdzamy wysyłkę. Nie da się uczciwie zagwarantować, że każda wiadomość zawsze ominie spam, bo wpływa na to także reputacja domeny, treść i zachowanie odbiorców.
Zacznij od przeglądu
Planujesz zmianę operatora poczty albo boisz się ruszyć obecne skrzynki?
Napisz, ile masz adresów, gdzie działa poczta i co dziś nie działa. Dostaniesz listę informacji potrzebnych do bezpiecznej migracji.
Sprawdź mój setup